Un peu d’ordre dans les dossiers et sur le bureau

Pour éviter bien des galères
mercredi 13 décembre 2006
par  Alain Prevot

Pressé chaque jour de terminer le travail en cours, on reporte indéfiniment des apprentissages qui feraient gagner à terme un temps précieux. On voit ainsi des collègues stressé(e)s par la perte d’un fichier voire de tout le contenu de « Mes Documents », dossier qui, spécialement sous Windows XP, est souvent un faux ami. Nous vous proposons de mettre un peu d’ordre ! Que les adeptes de Gnu-Linux nous excusent, nous faisons ici référence à Windows que nous rencontrons encore...

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Au secours, j’ai tout perdu ! |

size="2">Des documents bien rangés dans des tiroirs, c’est commode

Je suggère de créer d’abord des dossiers pour y mettre ensuite des fichiers existants ou nouveaux.

Des fichiers dans des répertoires

Un document est ce qui est ouvert à l’écran dans le logiciel que vous utilisez. Son enregistrement avec toutes les données le concernant est un fichier avec nom + extension (comme devoirjanvier2007.pdf). Les trois lettres derrière le point -l’extension- indiquent le format utilisé, elles sont interprétées par le logiciel. Les programmes aussi sont enregistrés sous forme de fichier(s), par exemple avec l’extension .exe (si vous cliquez sur ce nom, le logiciel démarre).

Les fichiers sont classés dans des répertoires ou dossiers. L’installation d’un logiciel crée automatiquement des répertoires et Windows fixe des répertoires par défaut pour vos documents, par exemple Mes documents avec Mes images, Mes vidéos... Quand vous enregistrez un travail, le logiciel utilisé, par défaut, le stocke toujours au même endroit, il peut même proposer un nom de fichier (par exemple le début du texte, comme « contrôle de SVT question »). Imaginez quelques centaines de ces fichiers aux noms arbitraires dans un seul tiroir !

Créer une arborescence de dossiers personnalisée

Ouvrez l’Explorateur de fichiers (souvent dans les accessoires du menu [Démarrer]) ou allez sur Poste de travail. C’est à peu près équivalent.

Soit vous utilisez "Mes documents", soit vous créez un dossier "Données". Puis dites-vous que vous faites du classement : vous construisez une commode avec des boîtes dans les tiroirs. Un tiroir ou une boîte est un répertoire (à créer par le menu [Fichier], [Nouveau], [Dossier]). Ne multipliez pas trop les niveaux d’arborescence. Rangez plutôt par thème que par type de document, comme si vous faisiez des classeurs traditionnels.

Pour déplacer un fichier : [clic gauche], glissez sans lâcher vers le dossier souhaité, relâchez. Si vous choisissez [copier] + [coller], vous laissez un exemplaire dans le dossier d’origine : c’est dangereux car vous oublierez vite où est le fichier à jour.

Quelles règles pour les noms de fichiers et dossiers ?

On fait désormais un peu ce qu’on veut (sauf pour les points et les extensions). Cependant, vous pouvez avoir acquis il y a quelques années un logiciel qui vous satisfait toujours mais gère mal les noms longs... Et certains outils de dépannage comme Scandisk tolèrent mal les noms de fichiers en forme de phrase. Donnez vous quelques règles de précaution : pas d’espace, pas de caractère accentué, un début explicite, pas de ponctuation mais des underscore (_ la barre sous le 8).

Choisir le mode d’affichage des fichiers dans l’explorateur

Voir le menu [Affichage]. On peut afficher des icônes, c’est agréable, peu encombrant mais peu informatif. Je préfère afficher des « listes avec détails ». D’un clic en haut de colonne on classe par ordre alphabétique ou par type (textes, images..., selon l’extension) ou par date (bien pratique). On repère également vite les fichiers qui enflent trop et qu’il sera prudent de scinder si on fait souvent des échanges ou que la machine date un peu (plantages pour mémoire insuffisante).

Avec XP par exemple vous pouvez voir en miniature les fichiers-images si vous avez choisi l’affichage correspondant. Si, alors, les délais d’affichage vous ennuient, modifiez les options en repassant par le menu [Affichage] : décochez miniatures.

Enregistrement d’un nouveau travail

En choisissant [Enregistrer sous], votre application vous invitera -à [Enregistrer dans] (utilisez la petite flèche vers la bas ou les icônes fléchées pour choisir le dossier où vous souhaitez enregistrer le travail) et -à choisir un nom.

Scrogneugneu, des copies depuis Internet qui créent du désordre !

Vous avez trouvé une page Web au contenu intéressant : [clic droit] puis [enregistrer sous], choix d’un dossier... Vous pouvez rouvrir la copie qui semble conforme et dont les liens, souvent, sont actifs. Mais... quel intérêt si vous vouliez faire des extraits pour préparer un document ? Allez voir votre dossier à l’aide de l’explorateur : un sous-répertoire a été rajouté avec des dizaines de fichiers sans intérêt pour vous ! Imaginez le désordre et le volume dans quelques mois.

Préférez cette méthode :

- Sélectionnez, sur la page Web, le texte souhaité, copiez ([clic droit] ou menu [édition]), ouvrez votre traitement de texte (Word, OpenOffice...) et collez.

- Pour copier une image, [clic droit], [enregistrer l’image sous], choisir un dossier et un nom clair sans changer l’extension. On peut éventuellement faire directement copier depuis le navigateur (IE) puis coller dans le traitement de texte. Pour les images, cf. notre dossier spécifique.

Vous pouvez maintenant travailler votre document comme d’habitude, insérer l’image (menu [Insertion], [Image à partir du fichier]...), mettre en forme, préciser vos sources, etc. ; vous n’avez pas encombré votre disque de fichiers inutiles.

Et zut ! Des cadres et des signes embarrassants dans tous les coins ! À votre insu vous avez sélectionné de la mise en forme. Trois choix : faire le ménage pas à pas, enregistrer au format texte avec sauts de ligne (fermer puis rouvrir), ou être plus sélectif en amont.

Faites du ménage et sauvegardez

Surtout, faites régulièrement du ménage, videz la corbeille quand vous savez que vous n’aurez plus de regrets et... faites des sauvegardes sur CD. Bien classer c’est aussi faciliter les sauvegardes (cf. notre dossier spécifique).


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Que vous soyez sédentaire ou nomade,

personnalisez votre environnement

Un raccourci est un lien (représenté par une icône et un nom avec l’extension lnk) indiquant un chemin : en cliquant dessus on ouvre un fichier (document ou programme...) désigné par le lien. Les raccourcis évitent de se demander quotidiennement où est installé ou rangé ce qu’on veut ouvrir.

Bureau

N’y collez pas n’importe quoi, comme « des logiciels » ou des « dizaines de fichiers ». Placez-y des « raccourcis » vers les logiciels d’utilisation quotidienne et éventuellement vers quelques répertoires ou fichiers que vous manipulez sans cesse.

Un [clic droit] sur l’icône d’un fichier (de lancement de programme comme Mozilla.exe, ou d’image comme MaPhoto.jpg, etc.), ou sur l’icône d’un dossier donne accès à un menu avec notamment [Créer un raccourci]. Ce raccourci se place par défaut dans le répertoire du fichier concerné ou le parent du répertoire ciblé. Reste à le déplacer : [Clic droit] puis [couper], puis mettre en réduction tout ce qui est ouvert pour accéder au bureau, enfin [clic droit] et [coller]. Pensez à un nom bref et clair ([clic droit] pour renommer). On peut aussi copier ou couper un raccourci existant pour le coller ailleurs.

Si vous avez une barre d’outils toujours visible sur un des bords de l’écran, collez-y les quelques raccourcis que vous aimez voir accessibles quand vous travaillez (explorateur, navigateur, logiciel de courriels, utilitaire pour redimensionner les images, carnet de notes...). Pour autoriser cette barre sous XP, passez par [Panneau de configuration] puis [Barre des tâches] et [Menu démarrer], sélectionnez [Zone de lancement rapide]. Cette manoeuvre autorisera d’y coller des raccourcis (attention la barre est partagée en secteurs dont on contrôle la largeur en faisant glisser les frontières).

Menu démarrer

À mesure qu’on installe des logiciels ce menu déroulant devient confus. Ce que vous voyez dans [programmes] (etc.) ce sont des raccourcis classés dans des « répertoires de raccourcis ». Vous les réorganisez à votre convenance. On peut ainsi regrouper ce qu’on veut : la « bureautique », les logiciels « pédagogiques », les CD et DVD-roms...

Pour créer des dossiers : [clic droit] sur [Démarrer] puis [Ouvrir] puis on crée les dossiers qu’on veut comme avec l’explorateur.

Pour déplacer un raccourci, depuis le menu [Démarrer] déroulé, on appuie (gauche) au niveau du raccourci existant, on glisse sans lâcher et on lâche à destination. On peut de même coller des raccourcis préparés comme on l’a fait pour le bureau.

Passer un peu de temps pour une remise en ordre de temps à autre. Attention, supprimer un raccourci n’enlève nullement le programme, le dossier ou le document qu’il désigne. Un logiciel devenu inutile se désinstalle soit avec son désinstalleur spécifique soit en passant par [Panneau de configuration] (c’est très facile).

Les outils du nomade

Par allergie aux tâtonnements ou pour être plus rapide, on peut souhaiter retrouver « tout pareil » quand on change d’ordinateur surtout si l’on est TZR ! Une clé USB emporte une belle réserve de polycopiés, diaporamas et logiciels mais l’ordinateur hôte peut ne pas lire vos formats, être sous-équipé en bureautique ou si brouillon qu’on ne trouve jamais ce qu’on cherche. Parmi les solutions, signalons celle, toute simple, du CRDP de Paris, une clé USB avec espace pour les données et 9 logiciels libres qui fonctionnent directement en insérant la clé : Clé en main, cf. le site du CRDP de Paris pour en savoir plus. Une clé USB c’est fragile, gardez une copie !

Le courrier électronique est un bon système d’échange de fichiers. On peut même s’envoyer à soi-même des messages d’une adresse à une autre. Si vous consultez votre boîte à lettres en ligne (sur le site de votre fournisseur d’accès ou celui de votre académie), vous pourrez récupérer votre courrier (avec ses fichiers joints) d’où que vous soyez, sans installer de « compte ». Il suffit de ne pas oublier login et mot de passe (évitez de les enregistrer sur les ordinateurs hôtes).

On peut aussi stocker des fichiers sur un site Web personnel. Attention de ne pas laisser accessible à tous une oeuvre protégée dont vous n’auriez que le droit d’exploitation au sein de la classe.


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Au secours, j’ai tout perdu !

Où ais-je rangé ce fichier qui représente tant de travail ?

- C’était hier ? Rouvrez le programme avec lequel vous l’avez produit. Le menu [Fichier] affiche une liste des derniers fichiers ouverts ; ouvrez et à la fin de votre travail faites [enregistrer-sous] afin de pouvoir choisir un répertoire de classement plus judicieux.

- Autre solution avec l’explorateur ou dans « poste de travail » : [Affichage], [Volet d’exploration], [Historique], [Semaine dernière], [Poste de travail]. Ceci n’est pas opérationnel sur certaines configurations.

- Trop tard ? Vous disposez d’un outil Rechercher intuitif permettant la recherche sur le nom du fichier ou une partie du nom (seconde*.* recherche aussi bien seconde_grammaire.rtf que secondeGramm.doc..., * servant de joker) ou sur un extrait de texte. Dans ce dernier cas, pensez à un extrait caractéristique et rigoureusement exact, à l’apostrophe, la virgule, l’accent... près. Vous pouvez aussi encadrer la date. Veillez éventuellement à restreindre à vos dossiers de données : l’exploration plein texte de tout l’ordinateur serait fastidieuse !

Dans « Mes documents », vous ne retrouvez rien !

S’il vous arrive de ne retrouver aucun des fichiers rangés dans Mes documents, c’est que plusieurs utilisateurs (noms et mots de passe) sont définis sur l’ordinateur (c’est utile si vous n’aimez pas qu’on furète dans vos affaires) ; Mes documents est un répertoire affecté à celui qui a ouvert la « session » et, aujourd’hui, l’ordinateur n’a pas été ouvert avec « votre » identité. XP, très verrouillé, facilite ce genre de gags. Que faire ?

- Fermez la session (et non le système) et rouvrez-en une autre avec vos nom et mdp (comme lorsque vous aviez enregistré ces fichiers).

- Si vous en avez assez de ces changements de session et partagez l’ordinateur en confiance, créez dans ShareDocs ( = documents partagés) les dossiers que vous souhaitez. Ça ne vous empêchera pas de mettre vos petits secrets dans Mes documents.

Accès refusé !

Les ordinateurs de la famille sont en réseau mais certains répertoires, visibles, sont inutilisables depuis l’ordinateur voisin ! Avec l’explorateur de fichiers ou par le poste de travail, on peut partager des répertoires (voire tout le disque) afin qu’ils deviennent utilisables depuis un autre poste. [Clic droit] puis [Partager] puis choisir le type de partage (c’est simple). Vous pourriez ainsi partager Mes Documents (une fenêtre vous invite à saisir un nom de partage, par exemple Documents de Xxxx) mais n’est-il pas plus judicieux de faire glisser le contenu vers ShareDocs ou tout répertoire partagé ? Dans un réseau d’établissement seuls certains utilisateurs peuvent faire ces manipulations (normal !).



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