Traitement de texte

Produire des documents soignés... sans s’énerver
mardi 8 mars 2005
par  Alain Prevot

Beaucoup de documents-élèves
ou de fichiers échangés entre collègues sont curieusement
présentés, sont instables à l’impression, cachent mal que
l’auteur a perdu beaucoup de temps pour réaliser la mise en
forme. C’est normal, si nous utilisons presque tous un traitement
de texte depuis de nombreuses années ce n’est pas "notre
métier" et nous reportons toujours à demain l’appel à une
aide ! Pourtant quelques "recettes" suffiraient
pour gagner un temps précieux et l’envie d’en savoir plus.

Préambule

Ce que nous décrivons est vrai pour tout
traitement de texte mais, pour la lisibilité, nous indiquons des
items de menus et combinaisons de touches (notés entre crochets
[]) basés sur Word de Microsoft, qu’il n’y a, à
nos yeux, aucune raison de préférer. Ce TT est le plus répandu
au domicile des néophytes. Les interfaces des logiciels courants
sont suffisamment ressemblantes et intuitives pour que la
transposition soit aisée.


Sur cette page :

| Du bon usage du traitement de texte | Trucs et astuces |
Quels outils choisir ? | Quelques sites pour aller plus loin |

size="2">Du bon usage du traitement de texte

D’abord y voir clair

 Vous
pestez contre un logiciel indocile ? C’est que vous ne
comprenez pas ce qui se passe. Choisissez donc dans les [outils]
proposés, l’[option] [afficher] [tous les caractères
non-imprimables]
. Espaces, sauts de ligne, etc. sont alors
identifiés par des symboles. Si ceux-ci encombrent votre décor,
c’est que vous abusez d’instructions inutiles (voire gênantes)
et vous allez apprendre l’économie sans même y penser... Pour
voir ce qui serait imprimé, désactivez ce mode d’affichage.

Quand mettre en
forme ?

Si vous n’êtes pas dans la routine d’un
style déjà bien au point, commencez par saisir votre texte au
kilomètre (à l’exclusion des tableaux, images et objets divers)
sans vous soucier de la présentation. Utilisez la touche [Entrée]
pour changer de paragraphe ou finir un sous-titre. Ne tapez pas
les titres en majuscules (vous y passerez facilement lors de la
mise en forme, l’inverse n’étant pas vrai).

Colonnes ou tableau ?

Un pavé de texte réparti sur 2 ou 3
colonnes devient souvent plus lisible et, surtout si les sauts de
ligne sont nombreux, prend moins de place. Il faut d’abord
sélectionner le texte déjà saisi puis appliquer votre choix à
cette sélection avec [format] [colonnes]. On peut imposer
le lieu du changement de colonne avec [Insertion] [saut] [saut
de colonne].
Il ne faudra pas effacer ensuite par mégarde la
marque de changement de section mais si vous affichez les
caractères non-imprimables vous ne commettrez pas l’erreur.

N’utilisez SURTOUT PAS des colonnes pour
aligner ce que vous saisissez à droite bien en face de ce qui
est à gauche ; déconvenues assurées ! Préférez les
tableaux aux possibilités considérables (commencez par faire
simple). En passant le curseur sur une ligne, une double flèche
vous invite à déplacer la ligne pour adapter largeur ou
hauteur. Si les bordures vous gênent (vous cherchez l’aspect
de colonnes), après avoir [sélectionné le tableau],
choisissez un [format] pour les [bordures] du type [aucune],
les menus proposés étant assez intuitifs.

Aligner, les gags de la
barre d’espacement

Utiliser la touche [espace] pour
aligner ou décaler des items superposés conduit à des
décalages à l’impression et au changement de caractères, ces
espaces n’ayant pas une valeur fixe. Préférez la [tabulation]
(pavé à gauche du clavier) ou définissez un retrait dans les
propriétés du [format] de [paragraphe].

La veuve et l’orpheline

Votre logiciel change de page
automatiquement. Pour imposer votre choix, ne cherchez surtout
pas à activer le saut automatique par une succession de frappes
sur [entrée], ce serait à refaire à la moindre
correction, au changement de machine, etc. Insérez un saut de
page : clics successifs sur [insertion] [saut] [de page]
ou raccourci [Alt]+[i] [s] [p], en gardant l’appui sur [Alt].

Pour ne jamais laisser une ligne isolée en
fin ou début de page : [Format] [paragraphe]
[enchaînement] [éviter veuves et orphelines].

Des cadres... encadrés...
à en perdre le sens

On trouve parfois des cadres empilés,
certains visibles, d’autres cachés, contenant un texte qui, à
l’impression, est tronqué, déplacé. C’est qu’il ne faut pas
confondre 2 outils :

  1. le texte saisi dans une zone de texte (avec ou sans bordure) qui forme un objet mobile sur un dessin, une photo, etc.,
  2.  la bordure qui encadre, met en évidence, un paragraphe préalablement tapé sur la page.

Le premier se trouve du côté des outils
de dessin, le cadre avec son texte formant un objet indépendant.
Si on le remplit de "rien", l’arrière-plan n’est pas
caché. La seconde est proposée du côté des outils de mise en
forme.

Une difficulté ? Le tableau à une
ligne et une colonne se maîtrise bien ! En particulier, il
est facile d’y définir une distance ou marge entre bordure et
texte (pour la lisibilité).

Caractères et paragraphes

Ne pas confondre changer de paragraphe et
imposer un changement de ligne au sein d’une unité (pour
disposer un sous-titre sur 2 lignes sans interlignage exagéré,
etc.). Deux outils à connaître :

  • le passage à la ligne manuel impose un changement de ligne sans changer d’unité de mise en forme, touches [double flèche vers le haut]+[Entrée] simultanément ;
  • l’espace insécable, touches [Ctrl]+[double flèche vers le haut]+[barre d’espace] simultanément, interdit un passage à la ligne à ce niveau. Ne pas oublier de l’employer avant ; ou : par exemple.

Correction automatique

Des caractères, comme les guillemets,
changent malgré vous ou vous perdez du temps à passer des
ordinaux de 1er en 1er. Faites vos choix dans l’outil
de correction automatique. Soyez sélectifs, la correction
orthographique est plus judicieuse en phase finale.

Modèles et feuilles de
style

Un modèle contient des styles de titres,
de paragraphes. Vous pouvez créer un modèle mon_nom.dot ou
modifier le modèle par défaut (normal.dot). En créant
ou modifiant un fichier modèle, vous fixez votre police de
prédilection puis au minimum les caractèristiques des titres et
sous-titres sur 3 niveaux au moins. Si, par exemple, le style
titre2 est en majuscules, cela s’appliquera même si vous l’avez
saisi en minuscules et ce sera réversible si vous changez son
niveau hiérarchique.

Que vous utilisiez vos propres choix ou
ceux par défaut, il faut affecter des attributs à ce qui
structure votre texte. Vous en découvrirez vite les multiples
avantages. Des combinaisons de touches comme [Ctrl]+[double flèche
vers le haut]+[1]
ou [Ctrl]+[double flèche vers le haut ]+[2]
simultanément permettent d’affecter un niveau au titre, [Ctrl]+[double flèche
vers le haut]+[N]
détermine un paragraphe normal.

Insérer images et autres
objets

L’insertion d’images crée quelques
surprises au début mais on apprend vite voir notre dossier paru dans
l’US 583, mars 03
). Pensez à
fixer les propriétés de l’image (texte à côté ou non, avec
un espacement, image liée ou non au texte... : [format]
[objet]

Enfin, se décider à
progresser

Ce n’est pas bien contraignant d’aller
tâtonner quelques minutes de temps à autre, de lire 3 lignes
d’aide et faire un essai... En peu de temps cet article vous
paraîtra ridiculement élémentaire !


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Trucs et astuces

Un
regret ?

Indispensable : [annuler] permet d’effacer les
dernières frappes.

Raccourcis. <font
face="Arial">L’usage abusif de la souris prend du temps.
La touche [Alt] active le menu. Regardez
bien : une lettre est soulignée dans chaque item du
menu. En tapant cette lettre sans relâcher [Alt]
vous activez cet item... On apprend vite la combinaison
qui permet de faire passer des caractères sélectionnés
en indice ou exposant ou majuscules. Cherchez le
raccourci de tout ce qui est répétitif. Comme [Alt]+[T]
[P] [X]
pour les exposants...

Rechercher-remplacer.<font
face="Arial"> Essayez donc [remplacer]. De
multiples usages pour un grand gain de temps.

Une face="Arial">Macro<font
face="Arial"> enregistre la succession des commandes
passées lors de sa création. Elles les répète à
l’identique dès qu’on l’appelle.

L’affichage<font
face="Arial"> peut se faire en plusieurs modes :
page
pour voir la page, lecture à l’écran
pour suivre l’organisation du texte et s’y déplacer
rapidement,... Si, en mode page, un objet
déborde, passez en mode normal pour rectifier l’erreur.

<font
color="#FF0000" face="Arial">Pour échanger des
documents

Il vaut mieux choisir des formats
d’échange ([fichier] [enregistrez sous]) :

txt perd toute la mise en forme
mais ne transporte pas de virus,

rtf garde la mise en forme,
n’est pas un vecteur usuel de virus, est conçu pour les
échanges entre logiciels.

Pour figer un document, par exemple
assurer une impression identique sur toute machine,
enregistrez sous pdf : http://web.hec.ca/virtuose/index.cfm?page=213
<font
face="Arial"> avec explications et liens vers des
logiciels adaptés à vos besoins.


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Quels outils choisir ?

Un suite bureautique comprend plusieurs
logiciels dont un traitement de texte. Laisser le quasi-monopole
à Microsoft avec ses suites MSOffice ou Works
n’est guère cohérent avec nos fonctions éducatives. Il est
d’ailleurs facile d’habituer nos élèves (et nous-mêmes) à
utiliser différents logiciels, certains commerciaux, d’autres
libres (revoir nos articles). Les principales suites bureautiques
sont maintenant très au point et font appel à des menus
intuitifs qui ne déroutent guère celui qui les découvre.

Deux
adresses :
http://www.staroffice-fr.com/
<font
face="Arial"> et http://fr.openoffice.org/

Nous présentons des logiciels
"alternatifs" dans notre rubrique du libre , voyez les menus à gauche


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Quelques sites pour aller plus
loin

Ce serait dommage de négliger l’aide
intégrée au logiciel mais certaines ressources en ligne peuvent
être utiles car rédigées dans un vocabulaire plus simple.
Ainsi :

http://ais.edres74.ac-grenoble.fr/tice/logiciels/Openofce.pdf<font
face="Arial"> Le B.A. BA d’OpenOffice.org.

http://pedagogie.ia84.ac-aix-marseille.fr/pedag/pedag1.htm<font
face="Arial"> Dossier sur l’utilisation du TT.

http://www.ac-creteil.fr/lettres/tice/ecrire/traitement.htm<font
color="#008000" face="Arial"> Dossier
pédagogique.

http://pagesperso.scola.ac-paris.fr/lalleman/bts_comptabilite_vieux/Cours/Cours_info/logiciels/traitement_de_textes/conseils_util_word.htm<font
color="#008000" face="Arial"> Un
collègue expose quelques principes appliqués à Word.

http://www.ac-grenoble.fr/ecole/chambery.la-pommeraie/maitre/tdtexte/exercices.htm<font
color="#008000" face="Arial"> Des
exercices pour élèves.

http://www-physique.u-strasbg.fr/ udp/articles/Viewlet/openoffice.htm<font
color="#008000" face="Arial"> Un
didacticiel consacré à OpenOffice.org
<font
color="#008000" face="Arial">.

Pour trouver des aides, saisir didacticiel
ou tutoriel et le nom du logiciel dans un moteur
de recherche.




Contact

ADAPT
46 av d’Ivry
75013 Paris



Tel : +33 1 40 632 830
Fax : +33 1 40 632 815
Mél : adapt@snes.edu
SIRET : 348 625 864 000 15

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