Gestion électronique : de nos dossiers administratifs aux notes de nos élèves

I-Prof, bulletins en ligne, ... carnets de notes électroniques
mercredi 5 octobre 2005
par  Alain Prevot

Dossiers de mutations, demandes de stages, promotions et gestion de carrière, programmes
scolaires, parfois même sujets de bac (évaluation des capacités expérimentales), pour les personnels,
inscription au bac ou en université pour les élèves, gestion en ligne des notes et des bulletins, listes de
diffusion académiques ou d’établissement... l’informatique administrative s’impose.

Progrès ? Souvent mais pas seulement ou pas toujours. Forte pression pour investir chez soi
dans du matériel de travail, avec prière d’être disponible et, tandis que de l’académie au ministère on
économise, l’utilisateur final doit imprimer ce qu’il recevait jadis sur papier.

Voyons, utilisez les ordinateurs de la salle des profs ! Oui, certes, là où ils sont en nombre
suffisant et si le collègue qui en assure évolution et maintenance fait beaucoup de bénévolat...

Sécurité, confidentialité ? En principe... si tout va comme prévu.

Des outils donc sur lesquels il y a beaucoup à dire et que les personnels doivent connaître pour
définir quand et comment les utiliser, sans se laisser imposer des options non souhaitées.

Sur cette page :

| I-Prof | Quid des droits individuels et syndicaux ? |
Gestion des notes à l’échelle de l’établissement | Logiciels "carnets de notes" |

size="2">I-prof,
les débuts de la gestion électronique de nos dossiers administratifs

Il faut connaître I-prof, un dossier personnel qui existe même... sans vous !

Après avoir été expérimenté dans quelques académies il y a 4 ans, I-Prof est entré cette année
dans sa phase opérationnelle. Cet outil s’inscrit dans le plan de modernisation de l’Etat et du
développement de l’administration électronique. Ainsi, dans le cadre du programme ADELE, d’ici 2007,
tous les agents publics devraient avoir accès à des services personnalisés conçus sur la base du
modèle I-Prof.

I-Prof est maintenant accessible sur la quasi-totalité des sites académiques de métropole et des
Dom-Tom, soit directement sur la page d’accueil, soit dans la rubrique consacrée aux personnels.
L’implantation d’I-Prof se fait de manière académique. Il n’y a pas actuellement de centralisation
nationale des dossiers. On y accède à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, que ce
soit chez soi ou dans les établissements scolaires. C’est un service web sécurisé.

I-Prof est défini comme un “bouquet de services pour les enseignants”. Trois objectifs sont
définis :

- Mettre à la disposition de l’enseignant les informations dont l’administration dispose à son sujet,
et lui donner accès aux textes juridiques de référence, aux résultats des actes de gestion le concernant
ainsi qu’à la description des procédures de gestion.

- Compléter son dossier.

- Individualiser la relation avec l’administration, par l’intermédiaire d’un correspondant unique
chargé d’informer et de conseiller de manière personnalisée.

Dans les faits, I-Prof est encore assez loin d’avoir atteint tous ces objectifs.

Chaque enseignant peut dorénavant consulter son dossier. La procédure permettant d’y accéder
est expliquée sur la page d’accueil et, le cas échéant, les coordonnées d’un contact académique
permettent d’obtenir identifiant (souvent le nom précédé de l’initiale du prénom) et mot de passe (le
numen par défaut, en respectant les majuscules). Attention : l’application est sécurisée ; donc si vous la
quittez (par exemple en utilisant les flèches de la barre de votre navigateur web au lieu de celles de I-
Prof), il faudra s’identifier à nouveau.

Il est aussi possible de mettre à jour son dossier. En fait, toutes les rubriques ne sont pas
modifiables. Vous pouvez indiquer au gestionnaire une erreur (oubli d’un enfant à charge par exemple)
et il vous indiquera dans votre boite à lettre I-Prof la procédure à suivre. Vous pouvez aussi mettre à jour
librement votre CV (par exemple en indiquant votre participation à des projets innovants, une fonction de
conseiller pédagogique, une mission particulière...).

Vous trouverez enfin les informations relatives aux promotions, aux mutations. Ainsi, les
avancements d’échelon et autres promotions apparaissent (normalement) en temps réel. Attention
toutefois : l’an passé, il n’y avait pas d’interconnexion entre I-Prof et Siam (gestion des demandes de
mutation), par exemple. A terme, le ministère voudrait y parvenir, mais ce n’est pas encore opérationnel.
Il faudra se renseigner pour la campagne de mutations 2005-2006.

I-Prof est donc un nouvel outil qui n’a pas encore atteint son développement maximal. L’an
passé, il a servi pour les promotions à la hors-classe et il est appelé à être de plus en plus présent dans
notre vie administrative.

Rappel : les mêmes codes donnent accès à I-prof et à votre courrier sur l’adresse institutionnelle.
Utiliser celle-ci évite de diffuser une adresse privée et ouvre éventuellement sur une liste de diffusion
disciplinaire (académique souvent).


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Quid des droits individuels et syndicaux ?

Vous devez connaître I-prof, certes, mais savoir aussi à quoi sert cet outil ! En effet,
l’administration le détourne au profit de sa politique de gestion basée sur le "mérite" et s’assoit par
ailleurs sans vergogne sur les recommandations de la Cnil.

Confidentialité ?

La confidentialité est loin d’être du niveau de celle des cartes bancaires. Le mot de passe peut être
réinitialisé par toute personne qui a connaissance du NUMEN, qui a la particularité bien curieuse d’être à
la fois identifiant et mot de passe. Le SNES revendique (conformément aux recommandations de la Cnil)
un système d’authentification qui permette de garantir que c’est bien la personne concernée et autorisée
qui se connecte au système. il existe bien des systèmes : clé USB, carte à puce, etc.

Equité ?

L’utilisation de I-Prof par l’EN résulte d’un choix politique : individualiser la relation de l’agent avec sa
hiérarchie et le laisser seul en privant les élus de moyens collectifs de défense des personnels. Ainsi,
pour les promotions à la hors-classe, en 2005, Il a fallu se battre dans les rectorats, parfois sans succès,
pour obtenir les fichiers nécessaires au travail des commissaires paritaires. Les élus ont pu rattraper
quelques collègues à la veille de la retraite qui rataient la h-c de quelques points, parce que leur IPR ou
leur chef d’établissement n’avait pas donné un avis très favorable, mais la plupart des victimes du
système n’ont pu être défendues faute de disposer des données. L’EN voudrait cantonner les élus à une
défense individuelle et a refusé la transmission des appréciations littérales des chefs d’établissement et
des IPR. D, autre part, grâce aux fichiers collectifs obtenus, on a pu constater que les chances de h-c
pouvaient varier de 1 à 3 à carrière identique, selon la discipline.

Que faire ?

Votre dossier existe, il faut y aller voir, et pas dans l’urgence, car de nombreux collègues ont eu
des difficultés à se connecter à leur compte dans des délais raisonnables au moment d’une demande de
promotion. N’oubliez pas d’informer les commissaires paritaires du Snes des difficultés éventuelles et
des demandes formulées.


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Gestion électronique des notes et livrets à l’échelle de l’établissement

Le nombre d’établissements invitant à la saisie informatisée des moyennes et appréciations
trimestrielles augmente vite. Il est essentiel que les personnels soient impliqués dans la décision, le
choix des logiciels et de leur paramétrage. Il est bon aussi d’être conscient que la mise en place d’un
système efficace et souple représente un énorme travail pour le gestionnaire de réseau. Que font donc
ces outils ? Nous prendrons, assez arbitrairement, l’exemple de Pronote, mais n’en déduisez pas que
c’est le bon choix. Trois possibilités (mais on peut ne pas les mettre toutes en place) !

Cas 1 : Pronote, logiciel installé dans l’établissement, récupère les listes d’élèves.
L’administration de l’établissement configure classes et services (disciplines et professeurs pour chaque
classe). Vous pouvez vous procurer un fichier pour votre service (vos classes, votre ou vos matières
dans chacune). Avec un logiciel individuel gratuit, ProfNote, vous gérez votre carnet de notes de façon
assez classique : créer des devoirs, leur attribuer des coefficients, fixer les règles de calcul des
moyennes (des possibilités diverses, comme la possibilité de ne prendre en compte un devoir de
"rattrapage" que s’il améliore la moyenne, d’introduire des bonus/malus...). Profnote est installé chez
vous ou/et sur votre lieu de travail. Vous devez avoir rangé votre fichier en un endroit unique sûr
(disquette, clé USB,...) ce qui n’empêche pas les sauvegardes. Le moment venu, vous préparez vos
appréciations et réintégrez votre fichier dans la base. Dans ce cas, vous êtes sans fil sauf pour les
transferts, vous pouvez donc travailler sur votre portable sans connexion...

Cas 2 : Avec le passage par un "client", vous n’utilisez pas de logiciel vraiment individuel. Toute
saisie suppose de se connecter au réseau de l’établissement. Ainsi de chez vous vous passerez par une
connexion Internet si vous en avez une et si votre forfait n’est pas limité. Vous pouvez aussi travailler de
tout poste en réseau dans l’établissement. Selon les autorisations supplémentaires qui vous sont
accordées, vous pouvez créez des sous-services (TP, DST...), consulter et/ou saisir des absences, des
punitions, des actualités... Dans ce cas, on peut se déplacer d’un ordinateur à l’autre mais une
installation cliente est néanmoins nécessaire. On ne peut donc pas travailler depuis un poste sur lequel
le programme "client" n’est pas présent.

Cas 3 : Vous passez par un site Internet sans avoir rien installé sur votre ordinateur. Il suffit de
connaître l’adresse et VOS identifiant et mot de passe. Evidemment très souple. Attention, de tout
ordinateur dans le monde l’accès est possible ! Rassurez vous c’est sécurisé comme pour un site
d’achat en ligne... mais ne laissez pas traîner votre mot de passe (dans la mémoire des ordinateurs du
CDI, sur une table...).

Quelques précisions :

Les appréciations peuvent, si on le souhaite, être sélectionnées dans une bibliothèque
personnalisable.

On peut envisager des systèmes, en conseil de classe, permettant de visualiser progression...

Le professeur principal peut se voir doté d’autorisations supplémentaires : appréciation de
synthèse, voire modifier les appréciations des collègues !

Ne rêvons pas : il faut une grande rigueur pour éviter différentes difficultés (oubli ou vol de mot
de passe, fichier égaré...).

On peut décider de limiter la saisie (ou l’importation automatique) sur le serveur de
l’établissement aux moyennes et appréciations de fin de trimestre. On peut réserver l’accès à des postes
prédéfinis (exigez de ne pas avoir à faire la queue).

C’est un marché. Gep a été fourni, semble-t-il, à tous les établissements mais beaucoup ont fait
le choix d’utiliser d’autres logiciels. Pronote est un logiciel payant.

Ces systèmes peuvent enregistrer les absences, assurer une communication professeurs-
établissement-classes-familles.

En conclusion, un outil technique sert une politique d’établissement : les personnels doivent
intervenir dans les choix.

L’informatisation des bulletins et les diverses possibilités
des logiciels correspondants, font gagner du temps... mais
permettent des dérives ("flicage", capture d’adresses
à fins commerciales, etc.). Avant de contribuer naïvement à la
mise en place d’un système de fichage (des élèves et
personnels), informez-vous du cadre légal à respecter et
imposez que réflexion et décision impliquent toutes les parties
et leurs élus. Voir la norme simplifiée n° 29 de
la CNIL qui prévoit les délais de destruction des fichiers de
notes, exclut les appréciations, etc.

Un exemple de choix faussement anodin : agenda affichant
l’emploi du temps des classes avec nom de l’enseignant,
matière, salle. L’information peut toucher un nombre plus
important que sur papier, au-delà du cercle strictement
concerné. Les risques d’atteinte à la vie privée sont
conséquents. Il est conseillé de limiter l’<font
face="Arial,Bold">accès à l’agenda,<font
face="Arial,Bold"> d’informer les enseignants concernés,
voire d’obtenir leur autorisation.


<font
color="#000080" size="3" face="Arial">Carnets de notes électroniques

Des logiciels pour le professeur "indépendant"

Vous pouvez utiliser un logiciel individuel pour gérer notes et moyennes. Faute d’avoir pu réaliser
recension et comparaison méthodiques des logiciels disponibles, nous ne citons que quelques
références. Voyez les notices des auteurs ou diffuseurs pour vérifier l’adaptation à vos exigences car les
possibilités (classement par groupes, diversité des paramétrages de notes et moyennes, affichage de
graphiques, saisie de données diverses, trombinoscope, récupération de listes...) varient beaucoup.

Un Tableur ? Dès lors qu’on est familiarisé avec son utilisation, tout tableur permet de concevoir
son propre carnet de notes (Excel chez MS, Calc, de la suite libre OpenOffice.org). Des collègues
diffusent, parfois gratuitement, leurs carnets de notes ainsi conçus, certains étant très élaborés et
conviviaux. C’est le cas de Moyennes, fait sur Excel97.

Parmi les logiciels : Gep, Profilio, Carnet de notes, Baryenne, Canoé. Ce dernier, distribué par
Chrysis pour 40 euros (32+port), paraît cher, vu le nombre de logiciels à 20 euros voire gratuits, mais est très agréable à utiliser, très performant et offre la possibilité
de fiches élèves avec photo... Notez qu’on peut télécharger gratuitement Profnote, utilisable
indépendamment de Pronote.

- Site d’IndexEducation pour ProfNote
- Site de Chrysis pour Canoé
- Une page avec quelques indications et des liens : Synthèse de la liste Profs-L, bien connue des collègues de Lettres
- Site de ClassExpert, logiciel pour les enseignants et les établissements
- ... Nous ne sommes pas exhaustifs !



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